Transforme a festa junina da sua escola em um sucesso!

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O Arraiá, ou festa junina, é uma das festas mais aguardadas pelos brasileiros. Festejado nas escolas, cidades e centros culturais do país inteiro, perde apenas para o Carnaval no quesito popularidade. A tradição, trazida pelos portugueses no século XVI, homenageia os santos da Igreja Católica: São João, Santo Antônio e São Pedro. No Brasil, são diversas as cidades que comemoram a data durante os meses de junho, julho e até agosto, principalmente no nordeste.

As escolas que comemoram o Arraiá precisam se preocupar com a estrutura da festa, a alimentação, as brincadeiras, as músicas, danças e atividades durante a festividade. Claro, além de cuidar da venda de ingressos para entrada, que pode ser gratuita, ou do consumo interno da festa com fichas para troca por produtos e alimentos durante o evento.

Organizar uma festa junina de sucesso pode se tornar um desafio para a escola e o gestor escolar, que ainda permanece refém do modo tradicional e não faz uso de novas ferramentas e tecnologias.

A festa perfeita pode ser entendida quando conta com diversas barracas temáticas, prendas, comidinhas típicas, bandeirinhas, quadrilhas, forró e, é claro, as pessoas. Para que isso ocorra, é necessário realizar toda a gestão do evento e programar-se com antecedência.

Confira 5 dicas para que a sua festa junina se torne um sucesso!

1 – Defina: orçamento, data, horário, espaço…

Antes de tomar alguma decisão é preciso definir algumas questões como a data do evento e o horário, qual a expectativa de público e perfil e, principalmente, o orçamento disponível para executar o evento, Se ele é alto ou baixo, se irá contar com voluntários, se será aberto apenas ao público da escola ou se visitantes da comunidade poderão adquirir o ingresso também.

Esse é o planejamento inicial para a preparação do seu Arraiá. Tendo as respostas respondidas, é hora de partir para o segundo passo.

2 – Antes de tudo, a festa junina tem caráter pedagógico

Indo além de uma festa com muitas comidas e brincadeiras, a festa junina na sua escola precisa possuir um caráter sociopedagógico para aproximar a comunidade, os pais responsáveis, alunos e a instituição. Sugira que alunos e professores desenvolvam produtos culturais sobre a data, como a história do sertanejo em cada região do país por meio do teatro, oficina de pratos ou degustação da culinária típica e as quadrilhas musicais, por exemplo, para valorizar a diversidade cultural existente no Brasil de uma maneira lúdica.

Como gestor escolar, dedique tempo para uma reunião de alinhamento entre professores e a coordenação pedagógica para sugerir atividades e temáticas diferentes durante a data. Desse modo, as crianças se sentem engajadas em participar, auxiliando na socialização e aprendizado.

Já os pais, ao verem a diversidade e engajamento da instituição, irão fazer questão de estarem presentes e de chamarem outros convidados para prestigiar o evento e as apresentações.

3 – Distribua funções ou contrate uma organizadora de eventos

Seria incrível não precisar se preocupar com a organização do evento, não é? Com as barracas que precisam estar prontas, os alimentos e tempos de preparo, as decorações e brindes, por exemplo. Sem esse peso, a escola consegue focar nas atividades e apresentações realizadas pelos alunos, nas mostras culturais e interação com a família.

A escola que prefere não se preocupar com essas questões pode contar com uma organizadora de eventos que vá no dia da festa junina e leve, por exemplo, as barracas, alguma decoração específica, até o cardápio ou pessoas para trabalhar durante o evento.

Deixar essas questões para uma organizadora de eventos pode ser útil para a escola que tenha um bom orçamento para contratação ou que possua poucas pessoas disponíveis para trabalhar na festa.

Já a outra opção é buscar voluntários entre os alunos de turmas mais avançadas, pais e professores para que cada setor, seja de brincadeiras, barracas de comida, prendas, etc., fique com uma equipe responsável. Incluir os alunos na organização do evento desenvolve o trabalho em equipe, a cooperação e o planejamento. Cada área precisa estar com um ou mais adultos responsáveis.

4 – Divulgue o seu Arraiá e venda seus ingressos

Chegando aqui, como gestor, você já deve ter definido o perfil da festa junina e a expectativa de público. Sendo assim, um dos pontos-chave é a divulgação e venda de ingressos para o evento. A festa junina pode ter cobrança de entrada ou não, ser simbólica, de baixo valor ou incluir a consumação no valor do ingresso.

Caso haja cobrança de ingressos, para aumentar a rentabilidade e delimitar a quantidade de visitantes no dia, é importante ter uma plataforma de compra dos ingressos, saindo do manual e adentrando nas novas ferramentas, facilitando as tarefas.

A Festou é uma plataforma que automatiza, gerencia e vende ingressos para eventos escolares e infantis. Todo o controle das vendas, fluxo e informações necessárias são expostos no painel do sistema para que os gestores escolares tenham acesso.

Se o evento for aberto apenas para pais e familiares ou para o público em geral, o link do evento pode ser enviado por agenda, e-mail ou WhatsApp e compartilhado nas redes sociais para divulgação, com opções de pagamento via pix, cartão de crédito ou boleto, além de todas as informações pertinentes ao evento. Ao concluírem a compra, os pais recebem o QR code e o ingresso no e-mail cadastrado.

Com a venda automatizada, a escola não precisa mais se preocupar com os pagamentos, responder dúvidas dos pais sobre o evento, se vendeu mais ou menos ingressos do que a capacidade, podendo limitar a quantidade de ingressos e outros benefícios.

Além disso, caso a opção seja entrada mais a consumação, há a possibilidade de comprar o consumo antecipadamente pela plataforma e retirá-lo apenas no dia do evento.

5 – Invista no consumo interno da sua festa

Assim como na solução anterior, as novas tecnologias e ferramentas digitais vieram para descomplicar e facilitar toda a gestão do evento. No consumo interno da festa não seria diferente. Já passou da hora de ficar cortando papelzinhos ou contando fichas para consumo dos visitantes durante o arraiá. Além de consumir tempo, é necessário ter pessoas responsáveis pelo caixa, enfrentar filas e trabalhar extra pós-evento para calcular a quantidade que cada barraca vendeu.

A FestPay cuida dessa questão com opções de cartão para totem ou pontos andantes de compra. Assim, os pais recarregam o cartão antes do evento no totem ou diretamente no evento para consumo durante a festa. Eles também podem realizar a compra diretamente nos caixas volantes.

A experiência dos clientes visitantes e pais tem ganhado destaque quando se trata de eventos, restaurantes e demais atividades. O tempo economizado em filas para retirar fichas faz diferença no final do dia.

Lembre-se: Até a mais perfeitas da festas têm erros

Durante o planejamento do evento erros são cometidos e fazem parte do processo, ainda mais quando há muitas mãos humanas trabalhando arduamente para que ele aconteça. Uma festa junina de sucesso irá ter imprevistos e os responsáveis irão encontrar formas alternativas de contornar a situação da melhor forma possível.

O que define que ele seja um sucesso é se ele cumpriu o objetivo, de ser um momento de celebração, interação e socialização entre as partes (família, aluno e escola) sobre uma das festas culturais mais importantes do país.

Nesse sentido, as plataformas e ferramentas chegam para adaptar a gestão do evento, deixando o modo tradicional de lado para investir no agora e na experiência de todos.

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